Polityka Prywatności i RODO

Ostatnia aktualizacja: 03.07.2026

1. Informacje ogólne i Pseudonimizacja

StaffTime dba o Twoją prywatność. System jest zaprojektowany tak, aby minimalizować zbieranie danych osobowych. Główne konta posługują się adresami e-mail, natomiast pracodawcy są zachęcani do używania nicków, imion lub numerów służbowych dla swoich pracowników zamiast pełnych personaliów (tzw. pseudonimizacja).

Zgodnie z przepisami RODO (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych), stosowanie pseudonimizacji stanowi ważne zabezpieczenie. Jeśli jednak pracodawca decyduje się na wpisywanie pełnych imion i nazwisk swoich pracowników, to on (Pracodawca) pełni rolę Administratora Danych Osobowych, a serwis StaffTime jest jedynie Podmiotem Przetwarzającym (dostawcą oprogramowania).

2. Weryfikacja Zdjęciowa (Photo-Clock)

W celu uszczelnienia procesu ewidencji czasu pracy, system oferuje funkcję Photo-Clock. Poniżej znajdują się kluczowe zasady prywatności dotyczące tej funkcji:

• Brak wymogu pokazywania twarzy: Zdjęcie nie musi (i domyślnie nie powinno) być portretem biometrycznym pracownika. Dopuszczalne i zalecane jest wykonanie zdjęcia np. ułożenia dłoni, narzędzia pracy, identyfikatora służbowego lub ogólnego miejsca rozpoczęcia pracy (np. plac budowy, biuro, wizyta u klienta, wnętrze służbowego samochodu), o ile pracodawca wyrazi na to zgodę. Ze względu na swoją mobilność, StaffTime jest doskonały dla przedstawicieli handlowych oraz pracowników terenowych, którzy mogą uruchomić terminal na służbowym telefonie lub tablecie, rejestrując dowód obecności u klienta lub dostawcy w zaledwie sekundę.
• Automatyczna retencja (30 dni): Szanujemy przestrzeń cyfrową i Twoje prawa. Wszystkie zdjęcia weryfikacyjne są przechowywane wyłącznie na potrzeby bieżącego cyklu rozliczeniowego. Skrypt systemowy codziennie i bezpowrotnie usuwa zdjęcia starsze niż 30 dni z naszych serwerów. Po tym czasie w raporcie pozostaje jedynie tekstowa informacja o godzinie odbicia karty, ale zdjęcie nie jest już dostępne.
• Brak analizy twarzy: StaffTime nie posiada modułu rozpoznawania twarzy (AI/biometrii). Zdjęcia służą wyłącznie pracodawcy do manualnego, wzrokowego potwierdzenia, kto dokonał wpisu.

3. Dane zbierane przez system

Zbieramy informacje o czasie logowania i wylogowania (godziny START/STOP), numerach IP w logach bezpieczeństwa (dla administratora) oraz techniczne identyfikatory przeglądarek na autoryzowanych terminalach (ciasteczka/cookies).

4. Cel zbierania danych

Dane są zbierane wyłącznie w celu świadczenia usługi monitorowania czasu pracy i generowania raportów dla Twojego pracodawcy w ramach zawartej z nim umowy.